Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp

TS. NGUYỄN VĂN ĐIỆP

Trường Đại học Giao thông vận tải

Ngày đăng: 25/5/2014

Người phản biện: GS. TSKH. Nguyễn Hữu Hà

Cùng xây dựng cộng đồng sử dụng phần mềm kế toán miễn phí tại đây: https://www.facebook.com/hoisudungphanmemketoanmienphi

Tóm tắt: Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp (DN) sản xuất kinh doanh nói chung và DN trong ngành GTVT nói riêng đều sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán kế toán, nó mang lại rất nhiều tiện ích cho người sử dụng. Trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm kế toán, lựa chọn phần mềm phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của DN là việc đầu tiên phải làm khi DN muốn sử dụng phần mềm kế toán.

Bài báo đề cập đến bốn nội dung cơ bản: Phần mềm kế toán và mô hình hoạt động, các tiêu chí sử dụng để lựa chọn phần mềm kế toán, thực trạng sử dụng phần mềm kế toán hiện nay và một số hạn chế thường gặp của phần mềm kế toán.

1. Đặt vấn đề

Đi đôi với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, một số nhà cung cấp đã cho ra đời sản phẩm công nghệ thông tin sử dụng trong hạch toán kế toán của doanh nghiệp đó là phần mềm kế toán. Với sản phẩm này nó đã mang lại tiện ích rất lớn cho doanh nghiệp, việc hạch toán trở nên chính xác và nhanh chóng hơn rất nhiều so với hạch toán kế toán thủ công.

Để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với điều kiện của DN mình, trước hết DN phải tìm hiểu những vấn đề cơ bản có tính nguyên tắc đối với phần mềm kế toán, chẳng hạn như mô hình hoạt động, tính tiện ích, ưu điểm và hạn chế của phần mềm, quy trình đưa phần mềm vào sử dụng... Với các DN có quy mô hoạt động lớn, việc hạch toán thủ công hầu như là không thể, phần mềm kế toán là giải pháp hiệu quả cho họ, một câu hỏi mà hầu hết các doanh nghiệp đều đặt ra là lựa chọn sản phẩm của nhà cung cấp nào là phù hợp nhất đối với doanh nghiệp của mình.

2. Nội dung

2.1. Phần mềm kế toán và mô hình hoạt động

Có nhiều quan điểm về phần mềm kế toán, trong bài báo này chúng ta thống nhất rằng phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Nói khác đi, phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành.

Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người.

Mô hình hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:

- Công đoạn nhận dữ liệu đầu vào: Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.

- Công đoạn xử lý: Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau. Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán) phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký,  sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.

- Công đoạn kết xuất dữ liệu đầu ra: Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn xử lý, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích. Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị.

Trên phương diện nghiệp vụ kinh tế, phần mềm kế toán gồm hai loại chính:

- Phần mềm kế toán bán lẻ: Phần mềm kế toán bán lẻ là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho.

Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trên Internet. Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế toán tài chính quản trị.

- Phần mềm kế toán tài chính quản trị: Phần mềm kế toán tài chính quản trị (hay phần mềm kế toán phía sau văn phòng - Back Office Accounting) dùng để nhập Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp trong nghành Giao thông vận tải các chứng từ kế toán, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính.

Mỗi loại phần mềm này lại có thể chia ra: Phần mềm đóng gói (là phần mềm đã làm sắn, rất nhiều doanh nghiệp có thể sử dụng được) và phần mềm đặt hàng (là phần mềm viết riêng cho doanh nghiệp đặt hàng).

Nhiều đơn vị, cá nhân rất lúng túng không biết làm thế nào để sử dụng một phần mềm kế toán vào hoạt động của mình. Nhìn chung, để đưa phần mềm kế toán vào sử dụng, chúng ta phải thực hiện các bước:

Đặt mua phần mềm, cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính, tiến hành khởi tạo hệ thống, thực hiện hạch toán, ghi chép nghiệp vụ phát sinh trên phần mềm, an toàn và an ninh dữ liệu và bảo trì hệ thống.

2.2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp điều kiện của doanh nghiệp 

Khi lựa chọn phần mềm để sử dụng, doanh nghiệp nên chú ý đến các tiêu chí cơ bản sau:

- Thứ nhất, nguồn gốc xuất xứ: Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm kế toán khác nhau. Chúng có thể được viết ra bởi một nhóm lập trình viên trong nước, một công ty trong nước hay một công ty nước ngoài. Mỗi một phần mềm có thể đáp ứng cho một số doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau có quy mô từ thấp đến cao. 

- Thứ hai, các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng:

+ Các khoản chi phí đầu tư liên quan. Chi phí cho giấy phép sử dụng: Là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường được tính dựa trên căn cứ của số mô đun sử dụng trong phần mềm, hoặc số lượng người sử dụng phần mềm đồng thời tại công ty khách hàng. Thông thường, các phần mềm đóng gói rẻ hơn nhiều so với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, bởi vì chi phí phát triển phần mềm có thể được san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng.

Chi phí triển khai: Là chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà phân phối để thực hiện công tác cài đặt hệ thống và đào tạo hướng dẫn sử dụng. Đối với các dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể cao gấp 5 lần chi phí cho giấy phép sử dụng.

Chi phí tư vấn: Trong quá trình sử dụng phần mềm, người sử dụng không thể tránh khỏi những sai lầm, khi đó họ sẽ cần tới dịch vụ tư vấn của các công ty phần mềm, giúp chỉ cho họ những sai lầm, cách khắc phục và phòng tránh trong quá trình sử dụng. Khi chọn mua phần mềm nước ngoài, chi phí tư vấn thường chiếm từ 20% đến 70% trên chi phí cho giấy phép sử dụng.

Chi phí bảo trì: Là chi phí cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ theo Bộ Tài chính. Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng từ 8% đến 20% của chi phí giấy phép sử dụng, mức tiêu biểu là 20%.

+ Tính dễ sử dụng: Các phần mềm kế toán thường cung cấp sẵn các thông tin về số tài khoản và một số nghiệp vụ hạch toán điển hình. Mặt khác, các quy trình ghi chép và hạch toán kế toán trong phần mềm thường được mô phỏng thông qua hình ảnh, để không chỉ những người làm kế toán mà cả những người quản lý cũng có thể dễ dàng biết được rằng các công việc ghi chép sẽ bắt đầu ở đâu và kết thúc ở đâu. Vì vậy, việc học và sử dụng một phần mềm kế toán rất dễ dàng và không tốn nhiều thời gian.

+ Khả năng cảnh báo: Một số phần mềm kế toán hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người dùng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai.

+ Tài liệu dành cho người sử dụng: Chất lượng và việc đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ là một công cụ rất quan trọng đối với người sử dụng, nó giúp họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Có thể có các tài liệu sau: Hướng dẫn cài đặt phần mềm, hướng dẫn sử dụng phần mềm, hướng dẫn tác nghiệp thông qua bài tập thực hành, tài liệu trợ giúp trực tuyến.

- Thứ ba, những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật:

+ Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai: Người mua cần xem xét phần mềm có thể được cài đặt một cách nhanh chóng và dễ dàng như thế nào. Thông thường các phần mềm có thể sử dụng ngay sau khi cài đặt, tuy nhiên cũng có những phần mềm cài đặt xong không sử dụng được ngay hoặc không dùng được. Việc triển khai các phần mềm đóng gói thường diễn ra nhanh hơn so với các phần mềm theo đơn đặt hàng.

Vì so với các phần mềm đóng gói, các phần mềm đặt hàng cần có nhiều thời gian để hoàn chỉnh cho phù hợp với quy trình hoạt động của đơn vị đặt hàng. Mặt khác, chi phí cho việc triển khai các phần mềm đóng gói thường thấp hơn so với phần mềm theo đơn đặt hàng. Các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng cũng cần nhiều thời gian hơn để hoàn chỉnh hay dễ bị chậm trễ ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm. Mặt khác, so với các phần mềm nước ngoài thì phần mềm trong nước có thời gian triển khai nhanh hơn, vì những phần mềm được cung cấp từ nước ngoài thường phức tạp hơn.

+ Khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng: Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên xem xét đến khả năng tùy biến theo yêu cầu của các phần mềm có thể dễ dàng được đáp ứng hay không. Khả năng tùy biến cho phép người sử dụng có thể tùy chỉnh phần mềm với những thay đổi đơn giản mà hệ thống có thể cho phép tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những mục như số điện thoại, mã số thuế, chỉ cho phép một số người có quyền bảo mật thích hợp được phép sử dụng chức năng tuỳ biến này.

+ Thiết kế và cấu trúc của phần mềm: Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng cũng nên xem xét đến khả năng phần mềm đó có thể phân tích được quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không, cũng như hỗ trợ được quy trình đó theo cách thức dễ dàng nhất thông qua thiết kế và chức năng của phần mềm hay không. Mặt khác, cấu trúc của một phần mềm thường là khung sườn cho việc tổ chức một hệ thống, bao gồm: Cấu trúc các phân hệ, cơ sở dữ liệu, giao diện, ngôn ngữ lập trình, cấu trúc cơ sở dữ liệu, Để có được một cấu trúc hoàn chỉnh, đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của người dùng thì các nhà cung cấp phải luôn cập nhật các công nghệ mới nhất phục vụ cho quá trình lập trình của mình.

+ Lỗi lập trình: Không thể nói có một phần mềm nào hoàn thiện 100% mà không có bất cứ lỗi nào. Các phần mềm vẫn có thể có lỗi, nhưng người sử dụng nên lựa chọn những phần mềm mà nhà cung cấp có khả năng khắc phục sửa chữa lỗi một cách kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Nói chung, phần mềm nào càng nhiều người sử dụng thì càng dễ phát hiện lỗi và sửa chữa chúng. Thông thường các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có những tiêu chuẩn kiểm soát sản phẩm trước khi phát hành cao hơn rất nhiều so với các đơn vị phát triển phần mềm trong nước. Điều này cũng  có nghĩa là các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có khả năng phát hiện lỗi trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, và có khả năng có một quy trình được tổ chức tốt để theo dõi và sửa chữa các lỗi lập trình do khách hàng thông báo.

- Thứ tư, khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai:

+ Khả năng phát triển: Khả năng phát triển có nghĩa là phần mềm có thể được phát triển một cách dễ dàng, cả về số lượng dữ liệu và số người sử dụng khi một công ty phát triển. Phần mềm có thể hỗ trợ nhiều người sử dụng cùng lúc thường dễ mở rộng hơn các phần mềm khác.

+ Thiết kế và khả năng nâng cấp: Thực tế các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gặp khó khăn trong việc nâng cấp so với các phần mềm đóng gói. Bởi vì rất có nhiều khả năng là mã nguồn không được lưu giữ theo tiêu chuẩn quốc tế, và những nhân viên trước đây thiết kế phần mềm không còn công tác tại công ty nữa hoặc không còn làm việc sau một vài năm. Do đó, việc nâng cấp các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gây ra nhiều gián đoạn đáng kể và chi phí cao cho công ty.

+ Khả năng kết nối với các phần mềm khác: Doanh nghiệp nên xem xét liệu phần mềm mà mình lựa chọn có thể kết nối với một phần mềm khác hay không.

Ví dụ như nhiều phần mềm kế toán có khả năng kết nối với các phần mềm tạo báo cáo khác như Crystal

Reports hoặc FRX...

2.4. Những hạn chế cơ bản của các phần mềm kế toán hiện nay

Qua khảo sát và tìm hiểu thông tin ở các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán, một số hạn chế mà các phần mềm gặp phải bao gồm:

- Hạch toán phức tạp, người sử dụng phải học hỏi nhiều mới thành thạo thao tác được.

- Quá trình hạch toán hay xảy ra lỗi như treo máy, người sử dụng hạch toán sai nhưng phần mềm không báo lỗi.

- Các cửa sổ giao diện thiết kế quá nhiều nội dung, một số nội dung hầu như không sử dụng, điều đó làm cho người sử dụng băn khoăn khi hạch toán.

- Phần hướng dẫn sử dụng chưa được đầy đủ và chi tiết.

- Dung lượng tương đối lớn, yêu cầu máy tính phải có dung lượng bộ nhớ lớn, nếu không máy chạy rất chậm, thao tác không thành công.

- Việc nâng cấp phần mềm hoặc thay đổi theo yêu cầu của người sử dụng còn chậm trễ, không kịp thời.

- Một số nhân viên của công ty chưa nhiệt tình hướng dẫn người sử dụng khi họ gặp phải khó khăn khi hạch toán.

- Chi phí khi hướng dẫn trực tuyến tương đối cao.

Hy vọng rằng những hạn chế này sẽ được các đơn vị cung cấp phần mềm sửa chữa và khắc phục nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp sử dụng phần mềm dễ dàng và hiệu quả khi hạch toán.

Cùng xây dựng cộng đồng sử dụng phần mềm kế toán miễn phí tại đây: https://www.facebook.com/hoisudungphanmemketoanmienphi