Từ trước tới giờ chúng ta hay quen gọi những phần mềm nổi tiếng (được biết đến nhiều) là phần mềm phổ biến. Nhưng theo chúng tôi phần mềm phổ biến phải là phần mềm có nhiều khách hàng sử dụng, có độ phủ lớn, chiếm thị phần nhiều nhất. Vậy hãy thử tìm hiểu thống kê dưới đây xem hiện tại phần mềm kế toán nào phổ biến nhất (có nhiều người dùng nhất).
FREE ACCOUNTING SOFTWARE
Xây dựng cộng đồng sử dụng phần mềm kế toán miễn phí
TOP PHẦN MỀM KẾ TOÁN PHỔ BIẾN
5 LỜI KHUYÊN KHI MUA PHẦN MỀM KẾ TOÁN
LK1. HIỂU VỀ MỘT PHẦN MỀM KẾ TOÁN CƠ BẢN
Tính năng: Một phần mềm kế toán cơ bản sẽ cho phép chúng ta
lập các chứng từ gốc (thu, chi, báo có, báo nợ, nhập, xuất, …), sau đó kết hợp
với các chức năng cuối kỳ như tính giá vốn, kết chuyển để lên hệ thống báo cáo,
sổ sách theo quy chuẩn của bộ tài chính (ban hành theo các thông tư hướng dẫn
hiện hành như TT200, TT133). Ngoài các tính năng trên thì các tính năng như
theo dõi công nợ hạn thanh toán, quản lý đơn hàng, quản trị sản xuất hay kết nối
hóa đơn điện tử, kết nối ngân hàng số, … được gọi là các tính năng cao cấp.
Chi phí: Giá cả phụ thuộc vào việc phân loại tính năng ở
trên và thường khi mua phần mềm chúng ta sẽ phải trả các loại phí sau: Phí mua
sản phần mềm lần đầu (Phần mềm và các tính năng) + Phí đào tạo + Phí bảo trì (hằng
năm).
LK2.
PHÙ HỢP VỚI QUY MÔ DOANH NGHIỆP
Bạn nên lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô kinh
doanh hiện tại của doanh nghiệp. Nếu là một công ty vừa thì không nhất thiết phải
mua phần mềm ERP này ERP nọ. Quá nhiều tính năng cao cấp chỉ làm cho việc vận
hành và áp dụng thêm rối rắm, không hiệu quả. Hay một công ty không nhiều dữ liệu,
1 tháng lãnh đạo mới cần kiểm tra các thông số báo cáo một lần thì cũng không cần
phải có tính năng quản trị Online, kết nối đa nền tảng, …
LK3.
HIỆU QUẢ TƯƠNG XỨNG GIÁ TRỊ ĐẦU TƯ
Cần đánh giá kỹ lưỡng hiệu quả đem lại khi bạn áp dụng phần
mềm kế toán mà mình đang định mua. Nó sẽ đem lại những gì cho công ty: Ví dụ, số
liệu báo cáo chính xác hơn, kịp thời hơn, giúp cho việc thu hồi công nợ nhanh
hơn. Hay áp dụng phần mềm kế toán công việc sẽ rút ngắn giảm được 2 ví trí kế
toán, hay cao cấp hơn áp dụng phần mềm kế toán sẽ có được các báo cáo dạng AI
(trí tuệ nhân tạo) có thể dự đoán và đưa ra các lời khuyên, các cảnh báo rủi ro
sớm, … Dựa trên những hiệu quả đó bạn cần đánh giá được khoản tiền bỏ ra để đầu
tư có tương xứng hay không?
LK4.
NÊN CHỌN PHẦN MỀM ĐẶC THÙ
Nếu là mô hình kinh doanh đặc thù thì bạn nên tìm mua những
phần mềm kế toán chuyên về lĩnh vực mà mình đang kinh doanh. Ví dụ một siêu thị
điện máy thì nên tìm các đơn vị chuyên cung cấp phần mềm kế toán cho siêu thị
điện máy. Bởi những công ty này họ đã có nhiều kinh nghiệm giải quyết các bài
toán đặc thù mà mô hình kinh doanh của bạn đang gặp phải. Khi bạn mua về sẽ có
thể sử dụng luôn và hiệu quả hơn nhiều so với 1 phần mềm mà bây giờ mới khảo
sát để viết cho bạn các tính năng đó.
LK5. HỖ
TRỢ THẾ NÀO LÀ TỐT?
Chắc chắn rồi đây là một tiêu chí vô cùng quan trọng khi chọn
mua phần mềm kế toán. Bạn nên chọn các đơn vị có phản hồi tốt từ cộng đồng kế
toán trong công tác hỗ trợ. Ngoài độ nhiệt tình thì kiến thức và khả năng hỗ trợ
thành công giao dịch của nhân viên cũng là một yếu tố. Công ty lớn chưa chắc đảm
bảo việc hỗ trợ tốt, chúng ta cứ hình dung nếu tháng 3 cần gấp nộp BCTC mà liên
lạc điện thoại luôn bận, không có phản hồi thì dù công ty đó có uy tín cũng cần
cân nhắc khi lựa chọn. Bởi họ có quá nhiều khách hàng và bạn là một trong số rất
rất … nhiều đó.
BỎ CÁCH SỐ VÀ LÙI NGÀY TRÊN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Như vậy là giờ G sắp điểm thời hạn cuối cùng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ngày 1/11/2020 cũng đã sắp đến. Nhiều doanh nghiệp đã hoàn thiện việc chuyển đổi này ngay trong thời gian Covit bùng phát, nhưng cũng có rất nhiều doanh nghiệp vì những lý do khác nhau mà vẫn đang còn chần chừ chờ nước đến chân với nhảy. Lời khuyên từ những người trực tiếp bán hóa đơn điện tử là chúng ta nên hoàn tất việc này càng sớm càng tốt (nghe thì có vẻ như quảng cáo chạy doanh số) nhưng nó cũng có lý. Bởi càng cận ngày ‘phán quyết’ mọi thứ càng trở nên cập dập, nó giống việc chúng ta đi chơi đi du lịch vào chính hội. Vì quá đông nên chắc đâu đó dịch vụ, sự hỗ trợ sẽ không được như những ngày thường.
Và khi chọn mua hóa đơn điện tử có lẽ chúng ta đang quan
tâm nhiều đến giá, dịch vụ hỗ trợ, chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên hôm nay chúng
tôi đề cập một khía cạnh khác, một cách phân loại khác mà có lẽ nhiều bạn cũng
sẽ quan tâm khi chọn mua hóa đơn điện tử. Đó là phân loại các nhà cung cấp hóa
đơn điện tử theo khả năng tùy biến ngày và số hóa đơn. Dựa theo cách phân loại
này thì chúng ta sẽ có 3 loại sau đây:
1.
HĐĐT CÓ THỂ BỎ CÁCH SỐ HÓA ĐƠN
Việc để cách hóa đơn sẽ giúp kế toán có thể chủ động trong
việc xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng. Với hình thức hóa đơn giấy thì
công việc này rất dễ dàng, nhưng khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì một
số trường hợp bỏ cách hóa đơn (nhằm phục vụ xuất hóa đơn không đúng thời điểm)
có thể sẽ vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn (Căn cứ Thông tư 39/2014/TT-BTC mục
a, khoản 2, điều 16).
Tuy nhiên hiện tại vẫn có một số nhà cung cấp cho phép làm
việc này. Vì vậy nếu bạn đang bắt buộc phải xử lý bỏ cách hóa đơn, thì hãy hỏi
nhân viên kinh doanh của nhà cung cấp HĐĐT định mua xem hóa đơn bên đó có làm
được việc này không nhé.
2.
HĐĐT CÓ THỂ LÙI NGÀY HÓA ĐƠN
Tương tự việc cách số thì hiện tại một số nhà cung cấp hóa
đơn điện tử cũng cho phép chúng ta lùi ngày. Nghĩa là hôm nay 22/07/2020 thì bạn
có thể xuất hóa đơn với ngày nhỏ hơn ngày 22/07/2020. Miễn sao ngày đó lớn hơn
hoặc bằng ngày hóa đơn gần nhất đã xuất. Việc này sẽ vi phạm quy định khi hoạt
động của bạn không phải là “hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đặc thù”
được quy định tại theo Mục a, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39 về hóa đơn điện tử.
Và như vậy nếu bạn cần phải lùi ngày khi xuất hóa đơn thì
cũng cần phải hỏi nhân viên kinh doanh nơi bạn định mua hóa đơn điện tử xem đơn
vị đó có tính năng lùi ngày hay không?
3.
HĐĐT XUẤT ĐÚNG NGÀY GIỜ HIỆN THỜI
Loại thứ 3 là loại hóa đơn xuất đúng ngày giờ hiện tại, số
tự nhảy liên tiếp ngay khi chúng ta ký số hóa đơn điện tử. Trường hợp này có lẽ
là trường hợp mà nhà nước hướng tới khi áp dụng hóa đơn điện tử. Lúc đó doanh
nghiệp sẽ phải xuất hóa đơn ngay tại thời điểm “chuyển giao quyền sở hữu hoặc
quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa
thu được tiền”.
Nếu bạn đang xuất hóa đơn không cần cách số và lùi ngày thì
có thể chọn những nhà cung cấp hóa đơn điện tử dạng này.
Trên đây là một số lưu ý mong rằng sẽ giúp ích cho các bạn
đang có ý định tham khảo chọn mua hóa đơn điện tử cho công ty của mình.
LÀM SAO CHỌN ĐƯỢC PHẦN MỀM KẾ TOÁN MIỄN PHÍ?
PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Một số bạn lo lắng rằng khi dùng HĐĐT thì bắt buộc phải kết nối với PMKT. Điều này hoàn toàn sai, vì HĐĐT là hệ thống độc lập, bạn có thể dùng nó quản lý hóa đơn (xuất, hủy, thay thế, điều chỉnh,…) mà không cần PMKT. Một số chi cục có yêu cầu bắt buộc việc PMKT phải kết nối với hệ thống HĐĐT theo chúng tôi là không đúng (bạn nào thấy nhận đinh này sai xin trích dẫn luật giúp để cả nhà cùng nắm).
Chúng tôi chia làm 02 hình thức kết nối như sau:
Với trường hợp này (không nhiều) PMKT được kết nối luôn đến HĐĐT của đơn vị đó, điển hình như PMKT Misa sẽ tích hợp sẵn HĐĐT Me-Invoice (chính là HĐĐT của Misa). Đặc điểm của hình thức này là tính tương thích cao, trên PMKT có thao tác đầy đủ các chức năng trên hệ thống HĐĐT như phát hành, ký, hủy, thay thế, điều chỉnh hóa đơn,…
Với trường hợp này nhà cung cấp PMKT sẽ viết thêm Module kết nối giữa PMKT của họ với hệ thống HĐĐT mà bạn đang sử dụng. Ví dụ trường hợp này có thể kể đến như BRAVO có Module kết nối tới HĐĐT của VNPT. Như vậy vì nhà cung cấp PMKT không cung cấp HĐĐT nên với hình thức này thường sẽ giới hạn việc giao tiếp giữa 02 hệ thống (tính tương thích không cao bằng trường hợp 1). Module HĐĐT trên PMKT của dạng này thường chỉ cho phép phát hành (xuất hóa đơn điện tử) và ký, còn lại các chức năng như Hủy, thay thế, điều chỉnh thì vẫn phải làm trên hệ thống online của HĐĐT.
Việc phân loại như trên cũng là yếu tố ảnh hưởng tới giá cả của việc kết nối PMKT tới HĐĐT.
- Ở trường hợp thứ nhất vì vừa là nhà cung cấp PMKT lại cũng là nhà cung cấp HĐĐT nên module này sẽ rất rẻ có khi là miễn phí. Nhà cung cấp này sẽ hướng đến lợi nhuận từ thu phí sử dụng HĐĐT nên việc kết nối tới chính PMKT của họ chỉ coi như một dịch vụ gia tăng cho khách hàng.
- Trường hợp thứ hai sẽ phức tạp hơn, nhà cung cấp PMKT sẽ phải làm việc với nhà cung cấp HĐĐT mà bạn cần tích hợp để viết riêng cho từng trường hợp cụ thể. Chính vì vậy mà chi phí tăng cao, hiện nay giao động từ 6 triệu đến vài trục triệu cho một lần kết nối.
- Bạn có thể sử dụng HĐĐT ngay dù PMKT của mình chưa tích hợp HĐĐT, thậm chí bạn đang dùng Excel.
- Thực ra lợi ích to lớn nhất của việc kết nối PMKT với HĐĐT là giúp chúng ta không phải nhập 2 lần hóa đơn, vì vậy bạn nên cân nhắc việc tích hợp.
- Nếu chưa có ý định tích hợp PMKT với HĐĐT thì nên chọn nhà cung cấp HĐĐT phổ biến. Vì các nhà cung cấp PMKT sẽ tập trung tích hợp HĐĐT của các đơn vị này trước, đến lúc bạn cần thì yêu cầu bên PMKT giá cả sẽ rẻ hơn.
- Nếu khi mua HĐĐT muốn tích hợp ngay với PMKT thì nên hỏi đơn vị cung cấp PMKT đã tích hợp HĐĐT của đơn vị nào rồi thì mua luôn bên đó. Giá tích hợp chắc chắn sẽ rẻ hơn.
LIỆU BẠN CÓ THỂ LÙI NGÀY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHÔNG?
Kế toán Đức Hà sẽ cùng các bạn giải đáp thắc mắc về việc hóa đơn điện tử có được xuất lùi ngày không?
- Ngày tháng năm được ghi trên hóa đơn bán hàng phải là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền hàng.
- Đối với hóa đơn cung ứng dịch vụ: Thời điểm phát hành hóa đơn là sau khi khách hàng sử dụng xong dịch vụ. Nếu Doanh nghiệp thu tiền cọc trước thì ngày tháng năm ghi trên hóa đơn sẽ là ngày thu tiền.
- Đối với các dịch vụ đặc thù như điện, nước sinh hoạt: Ngày ghi trên hóa đơn không được vượt qua 7 ngày liên tục sau khi chốt số điện, nước.
Hóa đơn điện tử xuất lùi ngày là phạm pháp, sẽ bị xử phạt theo Thông tư 10/2014/TT-BTC.
- Đối với dịch vụ truyền hình, viễn thông: Ngày tháng năm sẽ được ghi vào ngày cuối cùng của kỳ quy ước.
Ví dụ: vào ngày 29 hàng tháng, Doanh nghiệp xuất hóa đơn thanh toán cho người sử dụng dịch vụ. Kỳ quy ước không giới hạn, phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa người cung ứng và người mua.
- Ngày phát hành hóa đơn trong lĩnh vực xây dựng sẽ được tính vào ngày nghiệm thu công trình, bất kể đã thu được tiền hay chưa thu.
+ Trong những giao dịch phải giao hàng từng phần hoặc bàn giao nhiều lần thì kế toán đều phải phát hành hóa đơn từng phần theo lần giao hàng và bàn giao.
+ Ngày tháng năm ghi trên hóa đơn xác định như đã nêu ở trên.
- Đối với những Doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, kinh doanh nhà để bán, xây cơ sở hạ tầng để bán hoặc chuyển nhượng mà có tiến hành thu tiền nhiều lần từ Bên mua: Ngày ghi trên hóa đơn là ngày nhận tiền.
- Đối với các lô hàng xuất khẩu ra nước ngoài: Ngày ghi trên hóa đơn sẽ phụ thuộc vào thỏa thuận giữa Bên mua và Bên bán. Tuy nhiên, ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế phải khớp với ngày hoàn tất thủ tục hải quan trên Tờ khai hải quan.
- Đối với đơn hàng bán dầu thô, khí thiên nhiên hay dầu khí chế biến sẽ ghi ngày phát hành theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính.
- Đối với các trường hợp bán xăng dầu lẻ cho người cá nhân, tổ chức, cung ứng dịch vụ ngân hàng, chứng khoán: Ngày tháng năm được ghi trên hóa đơn sẽ tuân theo thỏa thuận giữa các bên kèm bảng kê hoặc chứng từ có xác nhận của Bên mua, Bên bán. Tuy nhiên, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa/dịch vụ.
=> Dựa theo các quy định của Bộ Tài Chính đã phát hành thì ngày ghi trên hóa đơn phải là ngày phát sinh giao hàng, thu tiền,… Để xác định thuế chính xác. Vì vậy, hóa đơn điện tử xuất lùi ngày sẽ không có tính pháp lý.
1. Đối với hành vi không lập đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định, trừ các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải lập đầy đủ các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính
- Phạt cảnh cáo đối với hành vi không lập đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, trừ các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải lập đầy đủ các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính, nếu các nội dung này không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
Trường hợp tổ chức, cá nhân đã lập hóa đơn và không lập đủ các nội dung bắt buộc theo quy định nhưng tự phát hiện ra và lập hóa đơn mới điều chỉnh, bổ sung các nội dung bắt buộc theo quy định thì không bị xử phạt.
- Phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi không lập đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, trừ các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải lập đầy đủ các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính.
Việc hủy hóa đơn của tổ chức, cá nhân thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 10/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm: Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 10/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.
=> Như vậy: Đối với hành vi ghi sai ngày trên hóa đơn (Xuất hóa đơn điện tử lùi ngày) sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Nếu kế toán vẫn tiếp tục thực hiện hành vi này sẽ bị xử phạt theo Thông tư 10/2014/TT-BTC.
- Người bán hoàn toàn được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy cần đáp ứng những tiêu chí:
+ Đảm bảo tính toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
+ Có ký hiệu riêng xác nhận hóa đơn này được chuyển đổi từ háo đơn điện tử. Có dòng chữ phân biệt với hóa đơn giấy thông thường (Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử).
+ Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
PHẦN MỀM KẾ TOÁN LÀM NHIỀU CÔNG TY (REVIEW MỘT SỐ SẢN PHẨM)
Không thu phí máy trạm kết nối (rất tiết kiệm cho các đại lý thuế)
- Cập nhật online miễn phí mọi thay đổi về chính sách mới cũng như nâng cấp tính năng
- Chuyển máy chủ không thu phí
- Khởi tạo phần mềm không phải mất phí và được miễn phí thêm 02 năm tài chính đầu tiên
- Từ năm tài chính thứ 3 thu phí hằng năm với mức phí là 690 nghìn / 1 năm cho toàn bộ số doanh nghiệp đang sử dụng (dù bạn có 5 hay 50 công ty thì mỗi năm cũng chỉ phải trả mức phí này)
- Kết nối máy trạm sẽ tính thêm phí
- Chuyển máy được tính phí như cài máy tính thứ 2
- Thu phí cập nhật update hàng năm (nếu không Update thì không phải trả)
- Giá mua khi khởi tạo phần mềm đối với doanh nghiệp là 4 triệu, cá nhân là 1.5 triệu
- Có phần mềm riêng cho một số mảng đặc thù như nhà hàng, khách sạn, quản lý nước,…
- Tính phí nếu cài thêm máy trạm
- Giá bán khởi tạo gói SME (cho doanh nghiệp vừa và nhỏ) là 6 triệu (cài 02 máy tính). Mức phí trên là phí cho 1 năm tài chính các năm sau sẽ tính phí bảo trì và tạo lập năm tài chính mới.